第一章 总则
为了加强学院日常办公用品管理，控制办公费用开支，规办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，提高利用效率，厉行节约 ，防止浪费，特制定本制度。本方法适用于未到达政府集中采购限额标准的办公及日常消耗品、教学用品、设备耗材等。
第二章 办公用品管理责任部门
办公用品分为教学用具、后勤物业、员工活动用品、办公耗材四大类。
教学用具主要指教师使员工能直观、形象地理解教学内容所使用的各类器具。主要有：一般教学用具，如黑板、板擦 、白板、粉笔、量具、模型实物、图画图表等；专业教学用具，各专业所需教学仪器及相关器材。教学用具统一由教务科进展采购、管理。
后勤物业类物品主要指为改善学院环境所需的物品耗材,主要包括水、电、暖、通、消防、卫生器具、校园绿化等所需的耗材设备。后勤物业类物品统一由行政科采购、管理。
办公耗材是指日常办公时使用的消耗性产品，主要有圆珠笔(芯)、铅笔 、中性笔〔芯〕、橡皮、胶水、回形针、大头针、 装订针、稿纸、信纸、便签 、白板笔、固体胶、胶带、涂改液、档案袋、图钉、印台〔油〕、文件夹、档案盒、订书机、计算器、打印纸 、复印纸、纸、碳粉、硒鼓、墨盒、笔记本、信封、笔筒、刀具、 宣传单、表格、文件头、财务账本、凭证、桶装水、热水壶、 多功能插板等。办公耗材统一由办公室采购、管理。
员工活动用品主要指学院举办各种活动、劳动所需要的相关物品，主要有：员工劳开工具，如扫把、拖把、水桶、垃圾篓等；活动用具，如场地布置材料、横幅、饰品、奖励、宣传单等。员工活动用品统一由员工科采购、管理。
第三章 办公用品的申购和采购
相关科室具体负责本科室用品申购、采购工作。各科室需指定专人负责办公用品采购、保管工作，具体申购、采购程序如下：
1、 申购
〔1〕首次申购办公用品个人 ，向所在科室办公用品负责人申请登记，领取并填写办公用品申购方案单，由各科室负责人审核批准，分管领导批准后生效。
〔2〕对于二次申购办公用品的个人，需将以损害或报废的办公 用品归还至负责人处，并做好办公用品报废申请单前方可进展申购。
2、 采购
〔1〕办公用品负责人负责本科室办公用品的统一采购工作，采购需到指定采购机构进展采购。
〔2〕采购应遵循公开透明、择优采购的原则，办公用品负责人采购办公用品时需由领导另指派监视人员一名以上，做好采购督查工作。
〔3〕涉及采购用品为特殊物品或专业物品，可由科室负责人指派专业人员协助采购。
〔4〕采购人需将采购发票保管好，并建立好账本制度。应当将编制出的购置物品价格表交于财务科保管，财务科在接收相应付款单据时应当再次核对物品单价和总金额，确认无误的准予付款报销。
第四章 办公用品的管理和发放
各科室应设办公用品保管员一名〔可兼〕，保管员严格把好管理和领用关，负责办公用品的使用监视、签收、保管、发放工作。
1、 管理
〔1〕保管员应将采购人员送达物品与申购单对照验货无误后，登记入库，核定单价，办理入库手续，填写办公用品入库登记表。
〔2〕保管员应当将所购办公用品存放专门区域保管，实行封闭保存，做好库房的防潮、防火、防盗、防鼠虫等防工作。
〔3〕保管员应准确掌握库存，实行定期盘存制。盘存频率为一月/次，盘存容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，需保管人登记相关问题，签字确定。保管员需每月25日-30日将本科室办公用品的使用、库存及消费情况汇总。
〔4〕保管员个人不得公物私用，一经发现予以重罚。
2、发放
〔1〕保管员对照办公用品申购方案单发放办公用品。领取办公用品一律由领取人填写办公用品领用登记表，签上领取人和日期。保管人做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。
〔2〕已发放的办公用品，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。
第五章 办公用品的借用及归还
1、 借用
凡个人因工作需要借用办公用品、器材、软件、硬盘等，需要填写办公用品借用单。
2、 归还
借用办公用品归还时填写办公用品借用单，超时未还的，保管员有责任催促归还。借用办公用品发生损坏或者遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。
第六章办公用品的维修、报废
所有日常办公用品使用人，需本着厉行节约，物尽其用的原则，合理使用办公用品。对办公用品的维修，报废依据以下程序进展处理。
〔1〕所有办公用品出现损坏至不能使用的，均应交还于保管员，不得私自处理。对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，承当所造成相应损失局部的赔偿 。
〔2〕可维修的办公用品，由使用人提交办公用品维修登记表，由保管员统一进展处理。
〔3〕经过维修但无法修好的办公用品实行报废处理。由保管人填写办公用品报废申请单，经科室负责人签字确认后报废事项方为成立。
〔4〕报废品在得到报废审批后应当由保管员人进展统一回收处理。
〔5〕办公用品在完成报废程序后，应当从办公用品入库登记表上核销，核销时应做红笔登记，并附上办公用品报废申请单。
